¿Cómo organizar las credenciales de acceso de varias cuentas con un gestor de contraseñas?

La cantidad de cuentas online que las empresas gestionan diariamente está en crecimiento constante. Comenzando por redes sociales o un correo electrónico, hasta plataformas de banco o compras, todas necesitan credenciales de acceso. Memorizar cada una de ellas puede ser una tarea complicada, obligando a cometer errores de seguridad como usar contraseñas débiles o repetidas.

La solución a este problema es un gestor de contraseñas para empresas, una herramienta clave que no solamente sirve para almacenar cuentas de acceso de forma fiable, sino que las ordena para que sea más fácil encontrarlas. A continuación, se muestra cuáles son los pasos para sacar provecho de esta herramienta.

El papel de organizar las credenciales de acceso

Un gestor de contraseñas es algo más que un simple almacén, es un sistema organizado capaz de ahorrar tiempo y disminuir el estrés de los trabajadores de una empresa. El primer paso para organizar de forma efectiva las credenciales de acceso es comprender cómo funciona esta herramienta.

Muchos gestores de contraseñas usan carpetas, notas o etiquetas, una serie de funciones pensadas para clasificar las credenciales de acceso. En particular, si se crea un archivo llamado personal, finanzas o trabajo, esta categorización permitirá que las contraseñas relacionadas se encuentren en cuestión de segundos.

Nombrar cada cuenta inteligentemente

La nomenclatura utilizada es clave, en vez de almacenar todo en una cuenta con el nombre de Gmail, lo mejor es ser específico cuando se tienen varias. En particular, descripciones como Gmail – trabajo, email – personal, etc., servirán para encontrar las cuentas de acceso sin confusiones.

También, hay que incluir el nombre de la web o plataforma en la descripción. Algunos gestores de contraseñas tienen la opción de autocompletado, lo que permite dar con un título o archivo de forma más precisa. Esta práctica es recomendable cuando se tienen las credenciales perfectamente catalogadas y en un solo formato, tal como Banco BBVA – Cuenta corriente o Servicio – Mantenimiento.

Emplear etiquetas o notas para tener mejor control

Las etiquetas son una forma de organizar varias credenciales de acceso en la empresa. Se pueden usar para señalar las cuentas que tienen una misma característica, no importa la carpeta en la que se encuentre. En particular, emplear la etiqueta 2FA significa que las credenciales de acceso cuentan con la autenticación de dos pasos.

El uso de notas es igual de útil para agregar información extra, tal como preguntas de seguridad o datos de los clientes que no tengan relación directa con la contraseña. A pesar de que los gestores de contraseñas empresariales usan campos exclusivos para la URL, contraseñas o nombres de usuario, las notas son el complemento ideal para encontrar y gestionar las cuentas de acceso rápidamente.

Un gestor de contraseñas es una herramienta diseñada para toda aquella empresa que navega en internet. La utilidad real radica en su capacidad para organizar credenciales por carpetas, etiquetas y notas descriptivas. Esto no solamente permite resguardar la información sensible de la empresa, sino que hace que la vida digital sea más sencilla.